Privacyverklaring

1. Verantwoordelijke voor de verwerking

BT-TIEN bv
Gevestigd te Tremelo
BTW: BE [vul uw BTW-nummer in]
E-mail: [email protected]
Website: www.bt-tien.be

BT-TIEN bv treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, punt 7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening EU 2016/679) voor alle verwerkingen beschreven in deze verklaring.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Via het contactformulier op de website

• Naam en voornaam
• Bedrijfsnaam of naam van het syndicuskantoor (optioneel)
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Type aanvraag en geschat aantal deuren
• Vrije berichttekst

In het kader van een onderhoudsovereenkomst

• Naam en contactgegevens van de verantwoordelijke contactpersoon (syndicus, gebouwbeheerder)
• Bedrijfsnaam en BTW-nummer van de klant
• Facturatieadres
• Adres en locatiegegevens van de te onderhouden panden

Via het klantenportaal

• E-mailadres (gebruikt als unieke inlognaam)
• Authenticatiegegevens (beheerd door Supabase — wachtwoorden worden nooit in leesbare vorm opgeslagen)
• Technische dossiergegevens per pand en per deur
• Onderhoudsrapporten, ingevulde controlelijsten en foto's
• Datum en aard van uitgevoerde onderhoudsbeurten

BT-TIEN verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG (zoals gezondheidsgegevens, biometrische gegevens of strafrechtelijke gegevens).

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de bovenstaande doeleinden. BT-TIEN verstuurt geen nieuwsbrieven, voert geen direct marketing uit en maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4. Rechtsgronden

Elke verwerking door BT-TIEN is gebaseerd op één van de volgende rechtsgronden uit artikel 6 AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b) — voor alle verwerkingen die noodzakelijk zijn om het onderhoudscontract correct uit te voeren, inclusief het beheer van het klantenportaal en het onderhoudsdossier.
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) — voor facturatie- en boekhoudgegevens die BT-TIEN wettelijk verplicht is bij te houden op grond van de Belgische boekhoudwetgeving (Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, BTW-wetgeving).
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) — voor de verwerking van contactaanvragen via het formulier, vóór het sluiten van een overeenkomst. BT-TIEN heeft een legitiem belang om potentiële klanten te kunnen beantwoorden en opvolgen.

5. Doorgifte aan derden

BT-TIEN deelt persoonsgegevens uitsluitend met de volgende categorieën van ontvangers, en enkel voor zover strikt noodzakelijk:

Verwerkers (met verwerkersovereenkomst)

• Supabase Inc. (gevestigd in de VS) — voor de opslag van portaalgegevens, onderhoudsrapporten en het beheer van authenticatie. Supabase verwerkt persoonsgegevens conform de AVG via goedgekeurde standaard contractuele clausules (SCC). Meer informatie: supabase.com/privacy.
• Cloudflare Inc. (gevestigd in de VS) — voor de hosting van de publieke website (bt-tien.be). Cloudflare verwerkt technische verkeersdata conform haar AVG-conformiteitsraamwerk. Meer informatie: cloudflare.com/privacypolicy.

Andere ontvangers

• Externe boekhouder — facturatiegegevens worden gedeeld met de externe boekhouder van BT-TIEN bv, uitsluitend voor de wettelijk verplichte boekhoudkundige verwerking.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Supabase en Cloudflare zijn beide gevestigd in de Verenigde Staten. De doorgifte van persoonsgegevens naar deze landen is gedekt door standaard contractuele clausules (SCC) die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie op grond van artikel 46 AVG, en die een passend beschermingsniveau waarborgen.

Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven aan andere landen buiten de EER.

6. Bewaartermijnen

BT-TIEN bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met de toepasselijke wettelijke bewaarverplichtingen:

Na het verstrijken van de toepasselijke termijn worden gegevens veilig verwijderd of anoniem gemaakt zodat ze niet langer herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon.

7. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15 AVG) — u kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die BT-TIEN over u verwerkt.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG) — u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG) — u kunt vragen uw gegevens te verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht of andere rechtsgrond van toepassing is.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG) — u kunt vragen de verwerking van uw gegevens tijdelijk op te schorten.
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG) — u kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat opvragen, voor verwerkingen gebaseerd op overeenkomst.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG) — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar [email protected] met vermelding van uw naam en uw verzoek. BT-TIEN reageert binnen 30 kalenderdagen. Bij complexe of meervoudige verzoeken kan deze termijn met maximaal 2 maanden worden verlengd, mits kennisgeving.

8. Beveiliging van uw gegevens

BT-TIEN neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, vernietiging of ongeoorloofde wijziging:

• Alle communicatie tussen uw browser en bt-tien.be verloopt via een versleutelde HTTPS-verbinding (TLS).
• Portaalgegevens worden opgeslagen bij Supabase met encryptie in rust en tijdens overdracht, en met toegangscontrole op rijniveau (Row Level Security — RLS).
• Wachtwoorden worden uitsluitend opgeslagen als beveiligde hash via bcrypt — nooit in leesbare vorm.
• Toegang tot de beheersomgeving en het klantendossier is beperkt tot geautoriseerde personen binnen BT-TIEN.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele beveiliging absolute garanties bieden. Vermoedt u een veiligheidsincident? Neem dan onmiddellijk contact op via [email protected].

Bij een ernstig datalek met risico voor uw rechten en vrijheden zal BT-TIEN de Gegevensbeschermingsautoriteit informeren binnen 72 uur, en u persoonlijk inlichten indien het risico hoog is.

9. Cookies

bt-tien.be gebruikt uitsluitend functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de website en het klantenportaal. Er worden geen analytische, tracking- of advertentiecookies geplaatst.

Voor een volledig overzicht van de gebruikte cookies en de bewaartermijnen verwijzen wij naar ons cookiebeleid.

10. Klachten en toezicht

Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop BT-TIEN uw persoonsgegevens verwerkt? Neem dan eerst contact op via [email protected]. Wij behandelen uw vraag zo snel en zorgvuldig mogelijk.

Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, of indien u van oordeel bent dat uw rechten worden geschonden, heeft u steeds het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35 — 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
E-mail: [email protected]

11. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

BT-TIEN behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen, bijvoorbeeld bij aanpassingen aan de diensten, de gebruikte technologie of de toepasselijke regelgeving. De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.bt-tien.be/privacy.html. De datum van de laatste update staat bovenaan deze pagina vermeld.

Bij ingrijpende wijzigingen die een impact hebben op uw rechten, worden bestaande klanten per e-mail geïnformeerd.